ANALISI E PROGRAMMAZIONE DI SISTEMI TERMALI
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SOFTWARE DI GESTIONE CENTRI TERMALI / BEAUTY FARM
/ CENTRI BENESSERE
Di seguito una sintesi delle funzionalità del ns. software
di Gestione Centri Termali/Beauty Farm ‘JT’.
STRUTTURA
DEL SISTEMA INFORMATIVO
La struttura del sistema informativo si basa su un
Server centrale contenente tutti gli archivi gestionali (database) e su
un’architettura distribuita di personal computer in rete, su cui risiedono le
procedure applicative (programmi) che svolgono localmente le funzioni proprie
del posto di lavoro (accettazione, visite mediche, amministrazione, controllo
tecnologico reparti, ecc.).
IL
SOFTWARE
Il ns.
software per la gestione Centri Termali / Beauty Farm e Centri benessere,
denominato JT,
è stato realizzato con le ultime tecnologie Microsoft ed è funzionante su
piattaforma Window 95/98/2000/Xp, è interfacciato con Microsoft Office,
OpenOffice e altre suite di programmi di produttività, rendendo facili ed
intuitive funzionalità altrimenti complesse, aumentando la produttività
individuale e la cultura Aziendale.
Costituito
da moduli integrati fra loro quali:
·
Modulo Front Office (Accettazione/Cassa).
·
Modulo Back Office (Rendiconto di cassa, Statistiche del
giorno).
·
Modulo Cartella Clinica (Generica, Specialistiche).
·
Modulo Prenotazioni (Termali, Fisio, Estetiche).
·
Modulo Fatturazione Enti/Asl/Agenzie/Gruppi.
·
Modulo Statistiche generali (Coter, afflussi, varie).
·
Modulo Generatore statistico.
·
Modulo Controllo Accessi ai reparti e alle Visite mediche.
·
Modulo Memorizzazione ottica delle Ricette.
·
Modulo Gestione documenti.
·
Modulo Contabile.
In JT tutte le funzioni sono
accessibili agli operatori solo ed esclusivamente tramite
password, ed ogni transazione o modifica ai dati viene
memorizzata sul server e consultabile dalla postazione della Direzione per il
monitoraggio degli eventi ed anomalie avvenuti nei vari settori (accettazione,
cassa, prenotazione, ecc.) permettendo un controllo totale del lavoro svolto
dagli operatori/medici.
Tutte le
funzionalità di JT,
anche le più complesse, sono rese semplici ed intuitive nell’utilizzo e sono
assistite dal sistema che informa l’operatore su eventuali incongruenze ed
errori.
JT interagisce continuamente con il
sistema hardware di controllo accessi ai reparti di cura per l’abilitazione
agli ingressi cure da erogare.
Allo scopo sono stati individuate varie tipologie di accesso le
quali prevedono diversi tipi di dispositivi di controllo in relazione alla
particolare funzione che svolgono, si prevedono quindi collegamenti del
software con tornelli, emettitori ticket, erogatori cure inalatorie e
idropiniche, ed altri vari dispositivi.
I moduli,
completamente integrati fra loro, svolgono precise funzioni che sono:
ACCETTAZIONE/CASSA – FRONT OFFICE
Svolge
tutte le funzioni di accettazione/cassa del Cliente (privato o di qualsiasi
ente mutualistico o gruppo) con caricamento dei dati personali e del
riconoscimento se già presente in anagrafica.
Possono essere
utilizzati dispositivi di riconoscimento veloce come badge magnetici, chip
card, trasponder, che consentono un facile ed immediato accesso ai servizi
dello Stabilimento/Centro.
Si
incarica di proporre ed effettuare le operazioni di cassa dalla prescrizione
medica effettuata negli ambulatori di visita, con l’emissione automatica della
fattura.
In
definitiva il modulo comprende tutte le attività svolte dagli operatori al
front office.
Con
procedura serale si intendono tutte le operazioni di rendicontazione,
correzioni, statistiche dell’andamento della giornata e di controllo delle
eventuali anomalie ed errori verificatesi.
In
genere si stampano gli impegni dei reparti di cura/trattamento e si preparano
le attività del giorno dopo.
In
questa fase possono essere elaborate statistiche di qualsiasi natura sia della
giornata che di un periodo con relativi confronti con gli anni precedenti per
un attento studio dell’andamento.
Quando
il Paziente si presenta al medico, viene redatta la cartella clinica, con la
visualizzazione e consultazione dei suoi dati clinici storici, facilitandone il
riscontro clinico e l’approccio alla visita medica.
Sono
previsti diversi ‘percorsi’ di inserimento dati in relazione alla tipologia del
Paziente (mutuato, di un particolare
ente, privato, estetico, ecc.) e all’afflusso di presenze della giornata.
Nell’ambito
del modulo sono state inserite sezioni specialistiche tali da poter effettuare
esami obiettivi accurati, sempre a discrezione del medico.
Diverse
utility permettono al medico di velocizzare l’inserimento dei dati e
garantiscono la Direzione Sanitaria della correttezza e coerenza delle
operazioni svolte dai suoi medici.
La
prescrizione viene automaticamente proposta in cassa (modulo
Accettazione/Cassa) e l’operatore predispone
le operazioni di vendita vincolato alla prescrizione del medico.
PRENOTAZIONI CURE /TRATTAMENTI
Il modulo Prenotazione
è stato realizzato con una particolare tecnologia che permette la
completa gestione della prenotazione di trattamenti
estetici, termali, fisioterapici con un unico programma semplificandone
notevolmente l’operatività ed il controllo ed ottimizzandone realmente le
risorse.
Dallo stesso programma
è possibile prenotare anche le visite mediche specialistiche.
Tutte le
risorse del Centro (operatori, camerini, macchine) sono ottimizzate e il
sistema si prende cura di prenotarle rispettando le regole aziendali che il
Centro ha stabilito e che può modificare nel tempo.
Nella
gestione sono disponibili funzioni di prenotazione automatica e manuale di
notevole potenza e semplicità d’uso, con una particolare funzione di
prenotazione storica dei trattamenti del paziente.
La
prenotazione automatica viene attivata tramite l’inserimento delle preferenze
del Paziente (esempio l’orario, il massaggiatore preferito, i giorni
disponibili, ecc.) e il sistema le prenota ottimizzando le risorse in relazione
alle richieste del Paziente senza richiedere l’intervento dell’operatore.
Con
questo sistema l’operatore alla prenotazione non prende parte all’assegnazione
delle risorse, essendo il meccanismo è completamente automatico, velocizzando
notevolmente tale attività.
La
prenotazione manuale risponde alle esigenze di particolari situazioni in cui
l’operatore deve o vuole assegnare al Paziente precise risorse in determinati
giorni/orari scegliendole direttamente.
In
genere si cerca di accontentare il più possibile il Paziente e tramite questa
funzione si ottiene il massimo rendimento e soddisfazione del Paziente.
Completamente
parametrizzata, permette ad un operatore di sistema di ‘istruire’ il programma
sulle proprie specifiche esigenze e adattarlo alla propria operatività senza
dover ricorrere ad interventi tecnici esterni o a modifiche software.
Immediata
nell’uso, di facile accesso, fornisce uno strumento molto sofisticato di
prenotazione, anche di pacchetti cure (insieme di più cure) con un semplice
click del mouse.
Corredato
di una serie di stampe di controllo fornisce uno strumento indispensabile di
gestione e ottimizzazione dei reparti di cura/trattamento.
FATTURAZIONE ENTI/ASL/AGENZIE/GRUPPI
Il modulo
esegue qualsiasi tipo di fatturazione in relazione ad un determinato contratto
e listino.
Possono essere fatturate le prestazioni per mutuati di
qualsiasi ente (con relativo tracciato di scarico) ed eventuali accordi con
agenzie o gruppi di Pazienti.
Su
richiesta dei ns. Clienti abbiamo creato un ‘generatore’ di statistiche che
sostituisce i programmi scritti ad hoc per le numerose ed estemporanee
statistiche necessarie.
In definitiva il modulo permette all’operatore
predisposto o alla Direzione di creare qualsiasi tipo di statistica senza
intervento tecnico di programmazione.
In tempo
reale vengono richiesti parametri al quale l’operatore risponde e che creano la
statistica, dopodichè è immediatamente eseguita e memorizzabile in una
‘libreria’ per un ulteriore utilizzo.
Infatti si
possono richiamare ed eseguire o modificare statistiche precedentemente create,
e l’output (come verrà rappresentata) può essere effettuato su Microsoft Excel,
Lotus, su grafico, su stampante, su disco, ecc…
Si è
completamente autonomi, svincolati dai costi e tempi di interventi tecnici di
programmazione ed è possibile analizzare qualsiasi dato memorizzato in archivio
con relativo confronto con gli anni precedenti.
CONTROLLO ACCESSI
Il modulo
Controllo Accessi ai Reparti comprende il software di collegamento dei
dispositivi
hardware
di controllo accesso alla gestione del Paziente.
In definitiva il sistema determina e controlla tutta la
logica aziendale di accesso ai reparti di cura/trattamento e tiene traccia di
tutti i movimenti del Paziente entro l’ambito del Centro.
Colloquia con il software di gestione degli apparecchi
hardware scambiando dati e segnalando le varie anomalie e situazioni di
conflitto, elaborando ed eseguendo le adeguate operazioni di risposta (facenti
parte delle regole aziendali) alle varie situazioni che si verificano, esercita
quindi una sua ‘intelligenza’ per di più programmabile e modificabile.
In
definitiva è un complesso software di supervisione del sistema e può essere
visto come il controllore ed esecutore di tutti i ‘comandi’ inseriti nella
gestione giornaliera del Paziente.
Fa parte
del controllo accessi la gestione dell’ingresso alla visita medica di
accettazione/controllo, che elimina sia le code di attesa agli ambulatori che
le spiacevoli discussioni coi Pazienti.
Il sistema fornisce la logica di
ingresso/uscita agli ambulatori e permette una serie di statistiche grafiche di
controllo sui tempi di visita, sul percorso effettuato dal Paziente,
l’andamento del reparto.
Un altro
tipo di controllo accessi è il collegamento del sistema centrale al reparto
inalatori, che permette il totale controllo clinico/di cassa delle cure
inalatorie da erogare al Paziente.
Diversi sistemi di controllo possono essere implementati
in funzione del tipo di risultato che si vuole ottenere, per il massimo
rendimento occorre un attento studio geografico della disposizione dei
controlli da installare e della relativa logica che si vuole porre in essere.
Per l’analisi di fattibilità
consigliamo la presenza e la consulenza dei ns. tecnici in quanto abbiamo
studiato ed installato le tipologie più varie di dispositivi in diversi Centri,
valutandone l’impatto sul Paziente e quindi l’effettiva efficacia.
MEMORIZZAZIONE OTTICA DELLE RICETTE
MUTUALISTICHE
In caso di Paziente mutuato, dal
codice della Ricetta inserito nella fase di accettazione, è possibile collegare
automaticamente la sua Ricetta ai suoi dati clinici e di cassa.
A fine giornata gli operatori inseriscono le Ricette del
giorno in un dispositivo scanner che in automatico le memorizza nel sistema
collegandole ai relativi Pazienti.
Non è quindi più necessario fare
le fotocopie delle Ricette in quanto in caso di contestazione o richiesta di
documentazione da parte dell’Ente o del Paziente stesso il reperimento dei dati
e Ricetta/e (incluso eventuali allegati) è immediato (tramite nominativo,
codice Ricetta, codice Ente, ecc.) con la possibilità di ristampare una copia
esatta della Ricetta ed inviarla anche via posta elettronica.
E’
possibile memorizzare le Ricette su disco Dvd (ad alta capacità) in modo da
ottenere la copia storica annuale delle Ricette, che peraltro sono sempre in
linea e consultabili nel tempo.
Il modulo
permette un notevole risparmio di tempo e risorse umane aumentando
l’organizzazione e la produttività generale (vedi descrizione
dettagliata).
GESTIONE DOCUMENTI
In una
Azienda la mole di documentazione cartacea è impressionante.
Nei Centri
Termali/Beauty è ancora più vero poiché si tratta di attività di notevole
complessità e vastità degli argomenti trattati (fiscali, clinici,
amministrativi, tecnici, ecc.).
Dall’osservazione
di questo problema abbiamo realizzato un modulo software che assiste
l’operatore nella memorizzazione/reperimento e gestione logica dei documenti
emessi e ricevuti, tramite semplici sistemi di dialogo.
Il modulo è
stato realizzato interamente da noi, non è un prodotto di terze parti adattato,
è completamente integrato e incorporato in JT, quindi
ne condivide i dati in tempo reale.
Le
funzionalità abilitate sono molteplici e vanno dall’accesso protetto dei
documenti (tramite password, o in caso più spinto tramite badge), alla ricerca
rapida e sicura del documento o dei documenti collegati.
Il problema più sentito dalla
gestione del Protocollo è il reperimento secondo una logica comune del
documento stesso, un operatore lo memorizza in un modo un altro lo cerca con
una logica diversa e ovviamente non lo trova.
Per
risolvere il problema il sistema prevede diverse chiavi di ricerca, ma non
essendo sufficiente questo, a richiesta abilita la ricerca full text, ossia
ricerca il documento tramite una frase che l’operatore ricorda esserci o che
contraddistingue il documento dagli altri, per esempio ‘Normativa sul
trattamento dei dati sensibili’, a questo punto solo i documenti che contengono
tale frase saranno evidenziati.
Per
abilitare questo tipo di ricerca occorrono funzionalità di Ocr (riconoscimento
automatico del carattere) che sono implementate nel modulo.
Memorizzato
ed archiviato l’originale (che rimane unico e tale) possono essere effettuate
ristampe dello stesso, invii via email, via fax o quant’altro (ovviamente
previa autorizzazione a trattare quel documento).
Tutta la
gestione è collegata automaticamente ai dati della Clientela del Centro
fornendo un ambiente unico ed integrato di lavoro.
Si
comprende facilmente quale organizzazione si crea e quale aumento di
produttività comporti.
GESTIONE CONTABILE
Il modulo
contabile conclude la gestione, non ritenendo necessario (almeno per ora)
realizzare un prodotto contabile, attualmente utilizziamo il software standard
‘Ad Hoc’ realizzato e distribuito in ambito nazionale dalla Zucchetti Spa.
Tuttavia
alcuni ns. Clienti hanno altri software che abbiamo collegato al ns. sistema
per la trasmissione automatica delle fatture attive in contabilità, quali Team
Sistem, Acg Ibm.
Siamo
disponibili a collegare altri software non previsti al fine di non fare
sostituire il software di gestione contabile al Cliente, risparmiando sui costi
e senza cambiare abitudini consolidate.
SERVIZI ED ASSISTENZA
Ovviamente anche la migliore tecnologia possibile non da
risultati se non è supportata da un adeguato servizio di addestramento,
assistenza e consulenza, da un continua presenza sul Cliente, e dallo scambio
di esperienze.
JT è stato pensato e realizzato grazie al
continuo apporto di esperienza dei ns. Clienti, coi quali abbiamo un rapporto
di collaborazione che si traduce in un prodotto software sempre più completo e
aderente alle reali necessità di ognuno.
Avrà notato la vastità degli argomenti trattati, ogni
modulo realizzato risponde ad esigenze sempre più sentite e alle quali occorre
rispondere con strumenti potenti, adeguati, modificabili nel tempo.
Abbiamo
considerato e cercato una risposta ad ogni aspetto ed attività del Centro
Termale/Beauty, realizzando un prodotto di elevato contenuto tecnologico che
sappiamo di dover fare continuamente crescere, in risposta alle continue e
sempre più complesse esigenze del mercato.
Sappiamo
bene che il Cliente desidera essere seguito, essere sicuro della ns. presenza
soprattutto nel pieno della Sua attività.
Sappiamo bene che un Cliente
scontento comporta difficoltà di gestione, di rapporti, di immagine anche con
altri eventuali interlocutori e che per far crescere la ns. attività occorre
creare strumenti che possano far crescere i ns. Clienti.
Allo scopo, ai nuovi Clienti
forniamo un servizio di start up di notevole qualità, garantendo in ogni
momento la presenza, se richiesta, di un ns. tecnico specializzato nel settore
Termale/Beauty, al fine di facilitare le fasi di partenza col nuovo prodotto
software.
Ai Clienti
già acquisiti forniamo un servizio di assistenza e aggiornamento software
continuo, specializzato, sempre disponibili peraltro a realizzare nuovo
software o a personalizzare l’esistente,
tale da rendere JT un
investimento produttivo e sicuro nel tempo,
Allo scopo,
riteniamo interessante un incontro per confrontare esperienze e metodi, ed
avere una occasione per dimostrarLe nella pratica la potenza e versatilità di JT.
JOIN SOFT Srl
Direzione Commerciale
Massimo Vannucci
cell. 335 5429766
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Sede: via Pescara 10/a, 48100 Classe (Ra) –
tel/fax (0544) 473694
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(0721) 404810